Archiviare i documenti per trovarli con facilità: non è così semplice!

  • archiviare i documenti

Lavorare in uno studio di commercialisti vuol dire avere a che fare ogni giorno con una notevole quantità di pratiche, quindi capire come archiviare i documenti è fondamentale per organizzarsi al meglio.

Ogni commercialista ha il computer aziendale invaso da una miriade di documenti, spesso relativi a diverse versioni e stati di avanzamento delle pratiche; questi documenti continuano ad accumularsi nel tempo, con nomi sempre più lunghi e complessi, senza che le versioni precedenti vengano eliminate.

Quando poi questi documenti vengono condivisi con i colleghi, la situazione diventa ancora più complessa. I documenti verranno nominati da ognuno in modo diverso e il rischio di non sapere più qual è l’ultima versione della pratica che si sta seguendo è alto.

Ecco perché è fondamentale imparare ad archiviare i documenti con logica e accuratezza, in modo da ritrovarli con più facilità e semplificare il lavoro di tutti.  Le logiche di archiviazione dei documenti variano in funzione al grado di condivisione: si tratta di documenti che saranno utilizzati e consultati solo da noi o anche dal altri?

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Come archiviare i documenti privati

Quando siamo gli unici a consultare i documenti possiamo adottare il criterio di archiviazione che ci risulta più comodo e semplice. Ad esempio, possiamo archiviare i documenti in una serie di sottocartelle dettagliate in base ai diversi ambiti di competenza; oppure, è possibile utilizzare i colori come metodo di archiviazione, assegnando una tonalità particolare ad ogni progetto.

L’unico requisito è che il sistema di archiviazione scelto sia semplice e comprensibile per noi e che ci permetta di trovare ciò che cerchiamo rapidamente e senza sforzo.

Come archiviare documenti condivisi

Quando i documenti sono utilizzati e consultati da più persone, il metodo di archiviazione deve basarsi necessariamente su un criterio comune e condiviso.

L’archiviazione dei documenti condivisi deve avere logiche chiare per tutti e regole facilmente applicabili. L’obiettivo è risparmiare tempo, non complicare ulteriormente le cose!

Come trovare quindi un metodo condiviso di archiviazione? Semplice: coinvolgendo le persone che dovranno utilizzare e archiviare i documenti. Insieme si potrà scegliere il metodo migliore per tutti, che sia al contempo semplice ed efficace.

L’ordine di archiviazione, ad esempio, può essere cronologico o alfabetico: tutto dipende dal tipo di documenti, ma anche da chi dovrà elaborare e chi riceverà le informazioni.

Come archiviare i documenti in formato digitale

La tendenza più diffusa negli studi professionali è quella di abbandonare progressivamente l’utilizzo dei documenti cartacei per privilegiare e conservare i formati digitali.

Uno dei modi migliori per conservare, archiviare e condividere i file è utilizzare una piattaforma cloud, come quella offerta di iContenzioso.

iContenzioso è un software gestionale che permette l’archiviazione e la condivisione dei documenti in uno spazio sempre accessibile, ovunque e in qualsiasi momento. Tutti coloro che hanno accesso a questi documenti possono consultarli e modificarli in tempo reale: in tal modo tutti hanno sempre un quadro completo della situazione e non si perdono mai di vista i progressi della pratica.

iContenzioso permette quindi di risparmiare spazio e tempo prezioso, perché non dovremmo chiedere costantemente ai colleghi a che punto sono in una certa lavorazione e potremmo consultare i progressi della pratica in qualsiasi momento.

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Come conservare i documenti cartacei

È proprio necessario conservare tutti i documenti cartacei che si producono in uno studio di commercialisti?

Alcuni documenti devono essere conservati per legge per un determinato periodo di tempo: ad esempio i documenti bancari, come gli estratti conto, devono essere conservati per 10 anni. Trascorso questo periodo di tempo, si può tranquillamente eliminare questa documentazione.

I documenti che devono essere archiviati, invece, devono essere facilmente reperibili e altrettanto facilmente riposti. Ecco quindi che torniamo all’importanza di un criterio di archiviazione dei documenti che sia logico e condiviso da tutti. Un esempio? I faldoni possono essere suddivisi con dei divisori, che riassumeranno il contenuto di ogni sezione; questa suddivisione dovrà essere poi riportata sul dorso del raccoglitore, in modo che si possa conoscere il contenuto della cartella senza doverla consultare.

By | 2018-02-10T19:28:59+00:00 febbraio 12th, 2018|Guide, Vita da studio|1 Commento