L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione dei titolari di Partita IVA il Sistema di Interscambio (SdI), un software per fatture elettroniche gratuito, già utilizzato da imprese e pubbliche amministrazioni per la cosiddetta FatturaPA.
Il software per fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate permette ai contribuenti di generare fatture elettroniche, trasmetterle ai destinatari e conservarle. Per accedere al software è sufficiente collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate o scaricare l’app dedicata, disponibile gratuitamente per smartphone, tablet e PC.
Ma come funziona il software gratuito per la fatturazione elettronica? Scopriamolo insieme!
Fattura elettronica gratis: chi può utilizzare il software dell’Agenzia delle Entrate?
La fatturazione elettronica tra privati a partire da gennaio 2019 sarà obbligatoria per effetto del decreto legislativo 127/2015. Lo stesso decreto, all’articolo 1, prevede che l’Agenzia delle Entrate metta a disposizione gratuitamente a tutti i contribuenti un sistema per la creazione, l’invio e la conservazione delle fatture elettroniche.
Il Sistema di Interscambio, sviluppato dall’Agenzia delle Entrate e da Sorgei, è disponibile gratuitamente per tutti i titolari di Partita Iva che si avvarranno della fatturazione elettronica. Per utilizzare il software per fatture elettroniche basta iscriversi ai servizi telematici dell’Ente e accedere al software dal sito dell’Agenzia delle Entrare oppure utilizzando l’app dedicata ai device mobili.
Per accedere al Sistema di Interscambio è necessario essere in possesso del PIN dell’Agenzia delle Entrate o delle credenziali SPID, oppure di Carta Nazionale dei Servizi. In alternativa è possibile delegare un intermediario abilitato.
A cosa serve il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate?
Attraverso il software per fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate è possibile:
- Trasmettere le fatture tra privati
- Inserire i dati delle fatture attive a passive da trasmettere all’Agenzia
- Memorizzare elettronicamente e trasmettere per via telematica all’Agenzia i dati dei corrispettivi elettronici.
Come si usa il software per fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate?
La prima cosa da fare per utilizzare il software gratuito di fatturazione elettronica è collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate e accedere alla sezione Fatture e Corrispettivi dal menù in alto a sinistra.
Oltre alla possibilità di creare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche, in questa sezione troverai le informazioni sulla nuova normativa che regola sia le fatture che i corrispettivi.
È possibile accedere al software gratuito di fatturazione elettronica utilizzando quattro profili:
- Me stesso, nel caso di un contribuente che gestisce le proprie operazioni IVA
- Incaricato, nel caso si agisca in nome dell’azienda in cui si lavora
- Delega diretta, bel caso di intermediari come il commercialista
Per accedere è necessario essere in possesso delle credenziali viste prima (PIN Agenzia delle Entrate, SPID o CNS) ed inserire il numero di Partiva IVA. A questo punto è possibile entrare nella pagine principale, dove è possibile iniziare ad utilizzare il servizio di fatturazione elettronica.
La predisposizione della fattura elettronica
Il Sistema di Interscambio permette di creare la fattura in formato xml, sia direttamente sul sito che scaricando l’apposito software sul pc.
Se si vuole lavorare direttamente dal sito,senza scaricare il software per fatture elettroniche, basta cliccare sul link “Fatturazione elettronica” nella pagina principale e selezionare il tipo di fattura da creare tra Fattura PA, Fattura Ordinaria e Fattura Semplificata.
A questo punto è possibile iniziare a compilare la fattura: il servizio web attinge ai dati dell’anagrafe tributaria, perciò molte informazioni sono caricate automaticamente dal sistema man mano che l’utente inserisce i dati. Ad esempio, nella pagina relativa ai dati personali, molti campi saranno precompilati: il contribuente può sempre correggere i dati, tranne quello relativo al numero di Partita IVA.
Si prosegue poi inserendo i dati del cliente, con particolare attenzione al Codice Destinatario. In questo campo è necessario inserire il codice alfanumerico di sette cifre comunicato dal cliente; se il cliente ha comunicato un indirizzo PEC, questo andrà inserito nel campo PEC, mentre nel campo Codice Destinatario basterà inserire il valore 0000000.
Fondamentale anche la correttezza della Partita IVA o del Codice Fiscale, che il sistema verifica in tempo reale: in caso di mancata corrispondenza non sarà possibile proseguire con la compilazione.
I dati del cliente possono essere salvati in rubrica, in modo da averli sempre disponibili per le fatture successive. In alternativa, è possibile importare i dati tramite QrCode.
A questo punto si prosegue indicando i dati identificativi del documento, come numerazione e data e quelli relativi all’operazione (tipo di bene ceduto, quantità, imponibile, aliquota IVA, imposta). In caso di operazione non soggetta a imposta, nel campo dell’aliquota IVA si dovrà inserire un apposito codice relativo all’operazione effettuata:
- N1: operazioni escluse ex articolo 15
- N2: non soggette
- N3: non imponibili
- N4: esenti
- N5: regime del margine, Iva non esposta in fattura
- N6: reverse charge
- N7: Iva assolta in un altro stato Ue.
È possibile compilare una sola fattura per la cessione di più beni, cliccando sul tasto “aggiungi” nella sezione Beni e servizi.
L’invio della fattura elettronica
Dopo aver predisposto il file e aver controllato tutti i dati, è possibile salvarli in xml. Puoi visualizzare il file anche il formato Pdf, ma non inviarlo al Sistema di Interscambio, che accetta unicamente file in formato xml.
A questo punto basta cliccare su Invia nella schermata finale e il documento sarà trasmesso al Sistema di Interscambio, che effettua alcuni controlli automatici e invia la fattura elettronica all’indirizzo telematico del cliente.
La fattura è identificata con un numero unico assegnato dall’SdI e che può essere utilizzato per le operazioni di consultazione e monitoraggio.
L’invio della fattura elettronica può essere effettuato anche in un secondo momento rispetto alla compilazione: per spedire un documento già predisposto basta cliccare su “Trasmissione” nella schermata iniziale. Con questa funzionalità è anche possibile selezionare il file da inviare tra quelli salvati nel proprio PC, ad esempio le fatture predisposte utilizzando un software per fatture elettroniche diverso da quello dell’Agenzia delle Entrate.
Infine, con la funzione “Riprendi ultimo file” puoi aprire l’ultima fattura predisposta, modificarla e crearne una nuova. Cliccando su “Importa da file XML”, invece, è possibile importare una fattura elettronica, anche incompleta, modificarla e quindi inviarla.
Consultare le fatture elettroniche
Con questo servizio, accessibile dall’homepage, è possibile consultare tutte le fatture elettroniche e le note di variazione emesse e ricevute attraverso il Sistema di Interscambio.
Cliccando su “Dati rilevanti ai fini IVA” puoi riepilogare il numero delle fatture emesse e ricevute nell’ultimo trimestre o un periodo selezionato, filtrando anche la ricerca per partita IVA del cliente o del fornitore; attraverso il numero identificativo della fattura è poi possibile visionare le fatture consegnate e quelle messe a disposizione ma non ancora visionate.
Le fatture restano disponibili nell’area consultazione fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione del documento da parte del Sistema di Interscambio. Se vuoi archiviare le fatture sul tuo PC o su una piattaforma cloud dovrai quindi effettuare il download.
Infine cliccando su “Monitoraggio dei file trasmessi” puoi visualizzare l’elenco delle ricevute di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna, sempre selezionando uno specifico range temporale.
