Pianificare e migliorare la gestione finanziaria dello studio professionale è fondamentale in un mercato competitivo e mutevole come quello del lavoro. Abbiamo già visto come organizzare al meglio uno studio commercialista, ma è altrettanto importante imparare come raggiungere un equilibrio nella gestione finanziaria e nell’economia dello studio.
Migliorare le gestione finanziaria dello studio vuol dire innanzitutto introdurre, o perfezionare, una rilevazione dei tempi di lavoro. In questo modo è possibile misurare la redditività dei servizi offerti, ma anche quella del lavoro dedicato ai singoli clienti.
In secondo luogo, poi, si passa a valutare la redditività non solo dei singoli clienti, ma anche delle singole pratiche, oltre a quella dei collaboratori e delle diverse aree strategiche di attività.
Il professionista può così gestire la propria attività, utilizzando di volta in volta gli strumenti più adatti ad affrontare tempestivamente e in modo efficace i diversi “eventi” lavorativi. Il controllo della gestione finanziaria permette quindi di monitorare l’andamento delle attività e dei risultati.
Concretamente, questa attività consiste nella rilevazione degli scostamenti tra gli obiettivi pianificati e i risultati ottenuti, e quindi nella definizione di attività correttive. La gestione finanziaria, quindi, permette di migliorare l’organizzazione interna e la redditività dello studio.
Vediamo quindi insieme quali sono i sistemi per miglioarare la gestione finanziare dello studio professionale e raggiungere i seguenti obiettivi:
- ridurre le ore di lavoro e le attività non fatturabili;
- ridurre il numero dei clienti non profittevoli;
- ottenere la massima redditività dalle risorse disponibili.
Gestione finanziaria: il timesheet
Il tempo e le persone che collaborano nello studio sono sicuramente tra le risorse più importanti di un professionista. Lo strumento fondamentale per gestire al meglio queste risorse è il timesheet, che permette di rilevare le attività svolta da ogni professionista e collaboratore dello studio.
Ovviamente non basta raccogliere questi dati, ma è necessario gestirli in modo attento e versatile per migliorare l’assetto finanziario e stategico di tutto lo studio.
Raccogliere i dati in appositi timesheet permette di capire:
- quanto tempo e quante risorse si impiegano per un determinato cliente o attività;
- qual è l’impegno delle diverse risorse rispetto alle attività principali dello studio;
- le risorse che devono essere razionalizzate e come farlo;
- quali attività debbano essere seguite con maggiore attenzione;
- le attività più remunerative.
In generale, un timesheet può raccogliere dati come:
- la data di svolgimento di ciascuna attività;
- il tempo impiegato per svolgere queste attività;
- il collaboratore coinvolto e il cliente di riferimento.
Ovviamente ogni studio professionale potrà personalizzare la struttura dei timesheet da far compilare ai propri collaboratori, in funzione degli obiettivi di gestione finanziaria che si vogliono raggiungere. È importante persuadere collaboratori e dipendenti a compilare con assiduità il loro timesheet: a questo fine è fondamentale trasmettere l’idea che il timesheet non è un mero strumento di “controllo”, ma un metodo per distribuire meglio i carichi di lavoro e programmare le attività dello studio.
Gestione finanziaria: il bilancio
Quando parliamo di gestione finanziaria, con il termine “bilancio” non ci riferiamo a quel documento prescritto dal diritto civile o tributario; al contrario, con il termine “bilancio dello studio” indichiamo quel documento alla base della gestione strategica e di ogni decisione economica.
Questo non vuol dire che per redarre il documento di bilancio dello studio non si potranno utilizzare i dati già raccolti nell’ambito di quanto prescritto dalle norme tributarie; è bene infatti utilizzare questi dati per fare sinergia e quindi aggregarli in modo dinamico per ottenere indicazioni utili per la gestione finanziaria dello studio. Ovviamente in tal senso un’ottima fonte di informazioni saranno i dati emersi dai timesheet.
Il primo bisogno che il bilancio dello studio dovrà soddisfare sarà il monitoraggio della gestione degli incassi. Non è fatti insolito accumulare crediti con i clienti, perciò un attento monitoraggio permetterà di contenere i ritardi, che comportano inevitabili difficoltà ma anche la necessità di rivalutare la redditività della pratica.
Timesheet e bilancio: come leggere questi documenti?
Leggendo in modo unitario il timesheet e il bilancio dello studio si possono ricavare informazioni fondamentali per la gestione finanziaria e strategica dello studio stesso. Ad esempio, è possibile individuare nuove esigenze della clientela, o più semplicemente migliorare le performance dello studio.
Bilancio e timesheet sono utili anche per pianificare le attività e definire le strategie per la gestione dello studio. In particolare, confrontando e anlizzando questi documenti, il titolare dello studio potrà:
- monitorare costi, ricavi e redditività di clienti e risorse;
- gestire gli incassi e gli impegni finanziari;
- dedicarsi alla ricerca di nuovi clienti, fidelizzare gli attuali e migliorarne la redditività;
- dedicarsi all’aggiornamento professionale proprio e dei collaboratori, alle pubbliche relazioni e allo studio della concorrenza.
Con questi dati alla mano sarà sicuramente più semplice prendere decisioni efficaci e tempestive, sia in via preventiva che posteriore.
La gestione dello studio: come migliorare i tempi e la redditività
Come abbiamo visto in questa guida, la gestione finanziaria dello studio è un’attività complessa, ma sicuramente proficua per migliorare l’attività lavorativa e i profitti.
Un ottimo strumento per ottimizzare le gestione dei tempi e della produttività dei collaboratori è un software gestionale come iContenzioso. iContenzioso infatti ti permette di distribuire le diverse attività ai tuoi collaboratori, seguire i loro progressi e monitorare eventuali criticità. Non correrai il rischio di ripartire in modo errato i carichi di lavoro e non perderai più una scadenza, perché iContenzioso invia a te e ai tuoi collaboratori alert automatici via mail.
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